Tugas 1 Softkill Semester 5
Nama : Hady
Npm : 49210031
Kelas : 3DA03
Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah salah satu mata kuliah softkill yang saya ikuti disemester 5 ini di Universitas Gunadarma.
mata kuliah ini diampaikan oleh dosen saya yang bernama DEASY INDAYANTI.
blog saya ini berisi tugas pertama yang diberikan oleh dosen saya, mengenai artikel
Langkah-langkah manajer dalam mengelola Sumber Daya Fisik dan Sumber Daya Konseptual.
PENDAHULUAN
Informasi merupakan salah satu sumber dasar yang ada bagi para manajer yang
mempunyai nilai, karena informasi akan memberikan sumber yang nyata dan akan lebih berperan bila suatu perusahaan bertambah besar.
Dalam suatu perusahaan, tersedia lima jenis utama sumber daya yakni manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Manusia, material, mesin, dan uang merupakan sumber daya yang berwujud (sumber daya fisik), mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Sedangkan informasi merupakan sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik dengan cara yang paling efektif.
Manajemen didefinisikan sebagai “penggunaan sumberdaya yang efektif dan efisien untuk mencapai hasil dengan upaya orang lain”. Oleh karena itu manajemen atas sumberdaya adalah bagian penting dan terpadu dari manajemen yang efektif. Tujuan dari manajemen sumber daya adalah untuk membantu anda mencapai hasil dari perencanaan anda. Hal ini akan memudahkan anda untuk:
- menentukan sumberdaya yang diperlukan dan mencari dari mana mendapatkannya
- mengelola sumberdaya manusia secara efektif, sumberdaya fisik dan keuangan yang ada dibawah pengendalian anda
- memantau penggunaan sumberdaya; dan
- merencanakan mencapai hasil dalam batas-batas sumberdaya yang tersedia
PEMBAHASAN
Banyak jenis sumberdaya yang tersedia bagi anda. Sebagian mudah didapat dan dikelola, sedangkan sebagian lain lebih sukar dan seringkali anda harus mengembangkan ketrampilan khusus . Anda dapat menggunakan dasar 4 M 1 I untuk memberi nama dan mengingat sumberdaya yang berbeda-beda yang tersedia bagi perusahaan:
Manajer mengelola lima sumber daya utama yang ada di perusahaan :
Sumber Daya Fisik :
1. Machine (mesin)
2. Material
3. Man (Manusia)
4. Money (uang)
Sumber daya konseptual:
5. Information.
Marilah kita lihat secara lebih rinci.
1) Mesin
Bagaimana anda akan menggunakan permesinan? Sistem apa yang anda punyai untuk memanfaatkan permesinan itu sebaik mungkin?
Misalnya anda mempunyai dua karyawan tetapi hanya ada satu komputer, yang keduanya membutuhkannya. Bagaimana anda membagi waktu bagi masing-masing karyawan bekerja pada komputer itu? Apakah yang seorang bekerja pagi hari dan yang lainnya bekerja siang hari? Ataukah yang seorang bekerja seharian dan besok giliran yang satunya bekerja seharian? Yang manapun baik saja asalkan keduanya mempunyai tugas yang sama (dan memperhitungkan kemungkinan ada tugas-tugas penting); tetapi bagaimana kalau kebutuhannya tidak sama? Terlebih lagi, bagaimana kalau mereka terhambat dalam bekerja karena komputernya sudah tua dan tidak efisien? Apa yang harus anda lakukan?
Perhatikan contoh lainnya: anda mempunyai lima mesin yang dapat bekerja 24 jam setiap hari, tetapi yang memerlukan 7 jam terus-menerus untuk pemeliharaan setiap minggu. Anda mempunyai dua tukang yang bertugas memelihara (tetapi mempunyai tugas lainnya juga) yang masing-masing bertugas dua shift untuk lima mesin dan shift ketiga untuk empat mesin. Bagaimana anda membuat rencana kerja mesin-mesin itu? Membuat kesalahan dalam merencanakan penggunaan mesin-mesin itu akan menyebabkan satu mesin menganggur pada satu shift, bersama dengan seorang operator mesin yang juga menganggur karena mesinnya sedang dalam proses pemeliharaan.
2) Material
Mengelola material dapat memberikan dampak langsung pada keuntungan perusahaan, misalnya, terlalu banyak persediaan akan menyebabkan banyaknya modal yang terikat dalam persediaan, sebaliknya terlalu sedikit persediaan akan mengganggu kelancaran produksi karena kekurangan bahan baku. Hal ini bukan hanya memusingkan perusahaan manufaktur; perusahaan jasa yang kekurangan pena atau formulir pesanan, misalnya, atau sebuah perusahaan penyelenggara pelatihan yang kehabisan buku tulis atau kertas flip chart, juga akan mengalami kesulitan.
3) Manusia
Ini bukan hanya berarti menentukan orang yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, tetapi juga termasuk kemampuan seorang manajer untuk melakukan pendelegasian tugas, dan penilaian kinerja dan memimpin tim bawahannya. Kemampuan komunikasi merupakan kunci.
4) Uang
Penting untuk menggunakan uang yang tersedia secara bijaksana. Kalau anda mempunyai anggaran untuk suatu proyek dan anda menghabiskan uang untuk hal-hal yang tidak penting, ini sama halnya seperti seseorang yang menghabiskan seluruh gajinya dalam waktu semalam saja, anda akan mempunyai terlalu besar proyek untuk uang yang tersedia (artinya anda akan kekurangan uang untuk menyelesaikan proyek itu).
Anda harus mempunyai suatu sistem untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi yang berguna. Ini bisa berasal dari dalam maupun luar organisasi. Penggunaan ukuran kinerja yang diterima secara umum memungkinkan anda untuk membandingkan kinerja perusahaan anda dengan perusahaan lain. Anda juga harus menggunakan cara pendanaan alternatif lainnya dan membandingkan posisi dan kinerja saat ini dari cara-cara yang berbeda itu. Lakukanlah hal ini untuk jangka pendek, menengah, dan jangka panjang.
Pada waktu melakukan peninjauan kembali atas penggunaan sumber keuangan, bertindaklah cepat terhadap masalah-masalah keuangan yang ditemukan.
5) Informasi Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi
manajer. Informasi dapat dikelola seperti halnya sumber daya yang lain,
dan perhatian pada topik ini bersumber pada dua pengaruh. pertama,
bisnis telah menjadi semakin rumit. dan kedua, komputer telah mencapai
kemampuan yang semakin baik.
Langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola sumber daya fisik.
- Sumber daya diperoleh dan disusun
- Memaksimalkan penggunaan sumber daya
- Mengganti sumber daya pada saat kritis sebelum sumber daya menjadi tidak efisien.
Langkah-langkah yang diambil manajer dalam mengelola informasi
Manajer
memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian
diproses menjadi informasi yang berguna. Ia kemudian memastikan bahwa
orang yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam
bentuk yang tepat pada saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat
dimanfaatkan.
Tugas manajer adalah mengelola sumber daya ini agar dapat digunakan dengan cara yang
paling efektif. Manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber
daya fisik.
Manajer memastikan bahwa data mentah yang diperlukan terkumpul dan kemudian
diproses menjadi informasi yang berguna, kemudian manajer memastikan bahwa orang
yang layak dalam organisasi menerima informasi tersebut dalam bentuk yang tepat pada
saat yang tepat sehingga informasi tersebut dapat dimanfaatkan. Akhirnya manajer
membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang
terkini dan akurat. Seluruh aktivitas dalam memperoleh informasi, menggunakannya
seefektif mungkin dan membuangnya pada saat yang tepat disebut Manajem Informasi.
Kebutuhan akan manajemen informasi disebabkan oleh :
1. Kegiatan bisnis yang semakin rumit/kompleks
Hal ini disebabkan karena pengaruh ekonomi internasional, perkembangan teknologi
dunia yang pesat, makin sempitnya kerangka waktu yang tersedia bagi para manajer
untuk mengambil keputusan.
2. Komputer yang telah mencapai kemampuan yang semakin baik
Karena tugas manajer yang semakin kompleks maka usaha untuk meningkatkan
efektifitas dalam pemecahan masalah adalah dengan menggunakan teknik kuantitatif
dan peralatan elektronik.
Komputer sebagai Elemen dalam SI
Ukuran Komputer : Mainframe, super computer, mini computer, mikro computer.
Komponen dasar computer : Input unit, CPU,Output unit
Manajer dan Sistem
Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sistem mempunyai elemen-elemen, walaupun tidak semua system memliki elemen-elemen yang sama, tetapi ada suatu susunan dasar suatu system, yaitu :
1. Input
2. Output
3. Transformasi
4. Controlling
5. Goal (Tujuan)
Data dan Informasi
Data adalah fakta-fakta dan angka-angka yang relative tidak berarti bagi pemakai.
Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti.
Pengolah informasi adalah salah satu elemen kunci dalam system konseptual. Pengolah
informasi dapat meliputi elemen-elemen computer, elemen-elemen nonkomputer atau
kombinasi keduanya.
Evolusi Sistem Informasi Berbasis Komputer
1. EDP (Electronic Data Processing)
2. MIS/SIM (Management Information System)
3. DSS/SPK(Decision Support System)
4. OA(Office Automation)
5. Expert System
Peran CBIS (Computer Based Information System) dalam Manajemen
Tiga kemampuan dasar CBIS yang dilibatkan mendukung proses manajemen :
penggenerasian laporan, pemeriksaan proses, dan analisa data. Semua kemampuan
CBIS mendukung beberapa fungsi manajemen sampai taraf tertentu, tetapi kemampuan
tertentu lebih penting dalam beberapa fungsi lainnya.
Penggenerasian Laporan
1. Scheduled Report
Scheduled Report dibuat pada waktu tertentu (harian, mingguan, bulanan, dan
seterusnya) untuk mencukupi kebutuhan yang berulang yang secara penuh diantisipasi
ketika CBIS dirancang.
2. On Call Reports
On-call report juga mengantisipasi kebutuhan, tetapi tidak diproduksi kecuali jika
dibutuhkan.
3. Special Report
Special reports disiapkan untuk mencukupi kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi.
4. Report Detail
Laporan juga dapat digolongkan oleh tingkatan detilnya.
Laporkan yang memberi semua informasi yang tersedia disebut laporan detil. Para manajer jarang memerlukan informasi
semacam ini , walaupun umumnya CBIS membuatnya. Lebih sering, manajemen
membutuhkan summary report, yang menggunakan ukuran ringkasan statistik (total,
rata-rata, ranges, simpangan, dan seterusnya) untuk mengurangi volume laporan. Meski
demikian lebih baik untuk kebutuhan manajemen adalah exception reports, yang hanya
mendaftar informasi tertentu di luar parameter yang digambarkan.
Proses Pemeriksaan
Penggunaan sistem management database ( DBMS) sangat meningkatkan proses
pemeriksaan. Dengan DBMS, para manajer dapat menghasilkan laporan khusus pada
hampir semua sibjek dengan beberapa perintah sederhana. Tentu saja, basic data
diperlukan untuk menghasilkan laporan, pada umumnya data ditangkap selama proses
transaksi, harus ada dalam database. Karena pemeriksaan adalah alternatif untuk laporan
khusus, para manajer perlu mempertimbangkan keuntungan dan kerugiannya sebelum
memutuskan mana yang akan digunakan. Tiga faktor yang mempengaruhi pilihan:
1. kemampuan para pemakai untuk memproses suatu pemeriksaan
2. urgensi dari kebutuhan informasi
3. dan volume output yang diharapkan.
Analisis Data
Dalam pemakaian yang ilmiah, analisa berarti menguji secara detil. Dengan cara yang
sama, analisa data digunakan untuk mengidentifikasi subsets data yang mungkin
menyampaikan informasi yang tersembunyi ke para manajer. Biasanya menggunakan
model- analisis, regresi linier, pemrograman linier, dan analisa inventarisasi- dipertahankan
dalam model dasar pada alat penyimpanan on-line. Program komputer yang memerlukan
salah satu model ini yang sederhana membutuhkan model yang sesuai ketika diperlukan
untuk meng-analisis data.
Dampak CBIS pada Manajemen
Dampak komputer (dalam hal ini CBIS) pada manajemen :
1. ada suatu prediksi mengurangi tanggung-jawab middle management.
2. komputer tidaklah menggantikan para manajer tetapi digunakan oleh para manajer.
KESIMPULAN
Perencanaan dan manajemen sumberdaya adalah bagian penting dalam perencanaan strategis dan dalam melaksanakan rencana perusahaan. Ini didukung oleh beberapa alat perencanaan, termasuk anggaran, prediksi dan rencana keuangan, dan teknik perencanaan proyek. Keputusan yang diambil mempunyai dua sisi: Bagaimana cara kita mengalokasikan sumberdaya yang ada; dan bagaimana sumberdaya ini diserahkan bagi yang membutuhkannya? Tambahkan pada kedua hal ini unsur pengendalian kinerja dan manajemen yang efektif terhadap sistem informasi, dan anda akan mendapatkan sumberdaya yang efektif.
